Copilot baut jetzt Office-Dateien, Outlook verliert seine KI-Themes
12. Oktober 2026
KI-generiert, redaktionell von 8thsense ausgewählt, geprüft und freigegeben. EU AI Act, Art. 50
Microsoft bringt Word, Excel und PowerPoint direkt in die Copilot-App: Aus einem Prompt entsteht ein Office-Dokument, das sich im selben Fenster weiterbearbeiten und mit Kollegen gemeinsam überarbeiten lässt. Fast zeitgleich kündigt der Konzern an, die erst vor knapp zwei Jahren eingeführten KI-generierten Themes in Outlook wieder abzuschalten. Beides zusammen zeigt, wie schnell sich KI-Funktionen in Microsoft 365 gerade ändern. Für Geschäftsführer ist das weniger eine Feature-Meldung als ein Hinweis darauf, wie man Arbeitsabläufe rund um Copilot plant.
Was Office in Copilot kann
Laut der Ankündigung vom 9. Oktober 2026 startet man in der Copilot-App entweder im Chat oder in Cowork. Ein Beispiel aus dem Blogbeitrag: Copilot soll aus Recherchenotizen ein kundenfertiges Briefing mit Zusammenfassung, Kernbotschaften, Risiken und nächsten Schritten erstellen. Das Word-Dokument öffnet sich neben der Unterhaltung, Nachfragen wie „Mach den Einstieg direkter” verändern die Datei, zusätzlich lässt sich klassisch von Hand editieren. Kollegen können über Teilen, Kommentare und gleichzeitiges Bearbeiten in derselben Ansicht mitarbeiten, Änderungen erscheinen in Echtzeit. Eine neue Bibliothek bündelt zuletzt genutzte Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien, egal ob sie in Copilot oder in den Office-Apps entstanden sind. Außerdem lässt sich das zugrunde liegende KI-Modell wählen oder automatisch bestimmen (Quelle: techcommunity.microsoft.com).
Wer das schon nutzen kann
Microsoft schreibt, die Funktion werde „heute für Frontier-Kunden” ausgerollt. Frontier ist das Vorabprogramm für experimentelle KI-Funktionen. Für Firmenkonten setzt es eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz voraus, also eine kostenpflichtige Zusatzlizenz, und die Organisation muss sich anmelden (Quelle: microsoft.com). Laut einer Auswertung der Microsoft-Admin-Dokumentation ist Frontier im Mandanten standardmäßig ausgeschaltet, ein Admin muss es aktivieren. Die Funktionen fallen nicht unter die üblichen Service-Zusagen für allgemein verfügbare Dienste und können sich ändern oder eingestellt werden (Quelle: techengage.com). Ein Termin für die allgemeine Verfügbarkeit fehlt. Privatabonnenten von Microsoft 365 Premium, Single und Family können Frontier zwar selbst einschalten, ob Office in Copilot dort ebenfalls ankommt, ist aber nicht dokumentiert. Im Klartext: Die meisten mittelständischen Betriebe werden die Funktion vorerst nicht sehen.
Ablage nur in OneDrive
Ein Detail mit Folgen: Laut Microsoft wird „jede Datei in OneDrive gespeichert”. Formatierung, Kommentare, Freigaben und Versionsverlauf bleiben erhalten, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Compliance-Regeln der Organisation greifen ebenfalls. The Register weist darauf hin, dass die Ablage über OneDrive und nicht über SharePoint läuft, und vermutet, dass das manche Kunden abschrecken könnte (Quelle: theregister.com). In der Praxis heißt das: Entwürfe landen zunächst im persönlichen Speicher dessen, der den Prompt geschrieben hat. Wer im Team ohnehin mit Dateien kämpft, die in privaten Ordnern verschwinden, bekommt mit KI-generierten Dokumenten eine weitere Quelle dafür.
Outlook verliert seine KI-Themes
Auf der anderen Seite streicht Microsoft eine Funktion, die es selbst einmal als ersten Fall „dynamischer KI-generierter Gestaltung in Produktivitätsanwendungen” beworben hatte, so zitiert es The Register. Mit „Themes by Copilot” konnten Nutzer mit Copilot-Lizenz Hintergrundmotive für Outlook erzeugen lassen, die sich etwa nach Standort oder Wetter regelmäßig aktualisierten. Laut Message-Center-Meldung MC1492954 vom 9. Oktober 2026 beginnt der Rückbau Mitte Oktober und soll bis Ende Oktober abgeschlossen sein (Quelle: mc.merill.net). Betroffen sind:
das neue Outlook für Windows, Outlook für Mac, Android und iOS sowie Outlook im Web,
Nutzer, die ein KI-Theme aktiv haben: Sie behalten es, bis sie wechseln, danach gibt es keinen Weg zurück,
automatisch aktualisierte Themes: Sie bleiben stehen und werden nicht mehr erneuert.
Eine Begründung nennt Microsoft nicht. Admins müssen nichts tun.
Kein Einzelfall
Schon im September hat Microsoft eine andere Frontier-Funktion zurückgezogen: Die Excel-Formel =COPILOT ist seit dem 14. September 2026 nicht mehr verfügbar, Nutzer werden auf den Copilot-Seitenbereich verwiesen (Quelle: itelio.com). Das Muster ist klar: Was im Vorabprogramm startet, ist ein Test. Manches wird zum Standard, anderes verschwindet nach wenigen Monaten wieder. Das ist kein Vorwurf an Microsoft, sondern die Natur eines Vorabprogramms. Problematisch wird es erst, wenn Unternehmen feste Abläufe auf eine solche Funktion bauen.
Was das für Unternehmen bedeutet
Wer bereits Microsoft 365 Copilot lizenziert hat, kann Frontier gezielt für zwei, drei interessierte Mitarbeiter freischalten und Office in Copilot ausprobieren, etwa für Angebotsentwürfe in einer Handwerksfirma oder Konzeptpapiere in einer Agentur. Für alle anderen gilt: abwarten, bis die Funktion allgemein verfügbar ist, und bis dahin keine Lizenz nur deswegen kaufen. Wichtiger als das einzelne Feature ist die Spielregel dahinter: Prozesse sollten am Ergebnis hängen, nicht an einer bestimmten Schaltfläche. Ein Pflegedienst, der Dokumentationsvorlagen per KI vorbereiten lässt, sollte festhalten, welche Vorlage, welcher Prompt und welche Freigabe dazugehören, damit der Ablauf auch dann funktioniert, wenn Microsoft den Weg dorthin umbaut. Wer solche Abläufe sauber dokumentiert, kann sie später auch über KI-Automation stabil und werkzeugunabhängig abbilden.
Zur Ablage braucht es eine einfache, schriftliche Regel: KI-Entwürfe dürfen im persönlichen OneDrive entstehen, fertige Team-Dokumente wandern bewusst in die gemeinsame Ablage, etwa ein Teams- oder SharePoint-Bereich. Diese Regel kostet nichts, kann von der Person umgesetzt werden, die heute schon Microsoft 365 betreut, und verhindert, dass beim Ausscheiden eines Mitarbeiters wichtige Kundendokumente in dessen privatem Speicher hängen bleiben.
